Fahrtenbuch: So führen Sie es richtig

Wer einen Dienst- oder Firmenwagen fährt, muss in aller Regel eine private Nutzung als geldwerten Vorteil versteuern. Um diesen zu ermitteln, sind zwei Berechnungsmethoden erlaubt: die 1 %-Methode oder der Nachweis per Fahrtenbuch. Wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aussehen muss, hat vor kurzem der Bundesfinanzhof nochmals klargestellt.

Im zugrundeliegenden Fall standen im Fahrtenbuch lediglich das Datum, Ortsangaben und ab und zu der Name eines Kunden. Im Einspruchsverfahren ergänzte die Klägerin das Fahrtenbuch nachträglich durch eine Auflistung eines Tageskalenders. Der Bundesfinanzhof urteilte, dass dies den Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht genüge (Az. VI R 33/10). Die Fahrten seien nicht vollständig aufgezeichnet.

Wenn Sie also ein Fahrtenbuch führen, sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• Machen Sie die Eintragungen zeitnah in "geschlossener Form" - also in einem Heft oder einer Datei.
• Nennen Sie Datum, Fahrtziel, den aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner und die Tätigkeit.
• Notieren Sie bei jeder Fahrt Anfangs- und Endkilometerstand.
• Dokumentieren Sie private Unterbrechungen.

Wichtig ist außerdem, dass nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen sind.

Übrigens: Sie dürfen während eines Kalenderjahres nicht zwischen den beiden Berechnungsmethoden wechseln. Das ist nur dann erlaubt, wenn auch das Fahrzeug gewechselt wird. Ansonsten soll mit der Beibehaltung einer Methode verhindert werden, dass für Monate mit hoher Privatnutzung die 1 %-Regelung und für die anderen der Nachweis per Fahrtenbuch angewandt wird. Und aktuell hat das Finanzgericht Münster nochmals bestätigt: Ein Fahrtenbuch, das nicht während des ganzen Kalenderjahres geführt wird, ist ebenfalls nicht ordnungsgemäß.